Het succes van je bedrijf is verbonden aan je reputatie. Je doet je best om bestaande relaties te onderhouden en je kijkt hoe je je bedrijfsprocessen nog kunt verbeteren. Toch blijft het een kunst om nieuwe klanten te verwelkomen. Zeker met de overvloed aan informatie en aanbiedingen waar klanten dagelijks mee worden geconfronteerd, kan het verleidelijk zijn om prioriteit te leggen op het zo snel mogelijk tekenen van het contract. In dit artikel bespreken we de belangrijkste handvaten om een goede indruk achter te laten bij face-to-face ontmoetingen met klanten.

1. Goede voorbereiding is het halve werk

Je kunt nog zo sociaal en ervaren zijn in je vakgebied, als je zonder voorbereiding het gesprek ingaat, dan loop je het risico dat het een oppervlakkige ontmoeting blijft. Doe dus grondig onderzoek naar je klant. Begrijp hun bedrijf, behoeften en uitdagingen. Met dit helder voor ogen kun je je diensten daarop afstemmen en je toegevoegde waarde verduidelijken. Bovendien kun je beter anticiperen op mogelijke bezwaren en vragen die tijdens het gesprek aan bod zullen komen. Betrek hen bij het gesprek door diepgaande vragen te stellen en moedig hen aan om hun mening te geven. Dit helpt om een band op te bouwen en vertrouwen te creëren.

2. Professionele uitstraling en positieve lichaamstaal

Dit lijkt een open deur, maar wees zo uitnodigend mogelijk. De eerste indruk wordt gevormd binnen enkele seconden. Zorg voor een professionele uitstraling door nette kleding te dragen en een verzorgd uiterlijk. Met een kreukvrij overhemd blijf je er representatief uitzien, hoe lang je ook hebt gereisd. Tijdens de initiële ontmoeting is het belangrijk om een toegankelijke en vriendelijke indruk te maken. Dit kun je bereiken door oogcontact te maken, een stevige handdruk te geven en vriendelijk te glimlachen. Mocht je bij buitenlandse klanten op bezoek gaan of ze ontvangen, houd dan rekening met culturele verschillen. In sommige culturen is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om oogcontact te maken.

3. Authenticiteit en transparantie

Het is verleidelijk om een perfecte façade op te zetten, maar klanten prikken vaak door oppervlakkige presentaties heen. Wees authentiek en transparant over wie je bent als bedrijf en vooral wat je hun kunt bieden. Maak dus alleen beloften die je kunt waarmaken. Deel vooral relevante anekdotes en casestudies om je ervaring en expertise met een bepaald product of dienst te benadrukken. Als er zaken zijn waar je geen antwoord op hebt of verzoeken die je niet direct kunt inwilligen, wees daar dan eerlijk over. Stel voor om op deze punten later terug te komen. Zo laat je aan anderen zien dat je hun tijd serieus neemt en dat je de moeite doet om ze te helpen.

4. Wees flexibel en oplossingsgericht

Flexibiliteit is vaak de sleutel tot succes. Wees bereid concessies te doen en oplossingsgericht te denken om tegemoet te komen aan de specifieke behoeften van je klanten. Dit kan betekenen dat je moet afwijken van standaardprocedures of bereid moet zijn om extra inspanningen te leveren om aan hun verwachtingen te voldoen. Hier komt een goede voorbereiding om de hoek kijken. Door rekening te houden met verschillende scenario’s kom je beter beslagen ten ijs. Bovendien is het voor de klant bewijs van je veerkracht en betrouwbaarheid. Door je open op te stellen laat je zien dat je de belangen van je klanten serieus neemt. Hiermee leg je de basis om samen aan gemeenschappelijke doelen te werken.

5. Blijf het contact warm houden

Het gesprek is achter de rug, maar dan begint het werk pas. Bedank de klant voor hun tijd en bevestig de belangrijkste punten. Het is altijd verstandig om een follow-up mail te sturen met een samenvatting van de ontmoeting. Dit geeft de klant de gelegenheid om vervolgvragen te stellen en om misverstanden te voorkomen. In sommige gevallen is het passend om aanvullende informatie op te sturen, bijvoorbeeld documenten, samples of filmpjes. Zijn er afspraken gemaakt, zorg er dan voor dat je deze op tijd nakomt en dat je de klanten vriendelijk herinnert aan de deadlines. Zijn er wijzigingen in je dienstverlening of relevante aanbiedingen, betrek ze dan vooral in het proces. Dit zal de klant aanmoedigen om in de relatie te blijven investeren.

Het maken van een goede eerste indruk bij nieuwe klanten gaat verder dan alleen een glimlach en een stevige handdruk. Het draait om een goede voorbereiding, een professionele uitstraling, authenticiteit, flexibiliteit en het warm houden van je contacten. Door deze praktische handvaten toe te passen, kun je je bedrijf onderscheiden en een blijvende impact maken op je klanten.